Cách ghi tóm tắt cuộc họp hiệu quả: Tích cực giải quyết mâu thuẫn
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách ghi tóm tắt cuộc họp hiệu quả, bao gồm các bước chuẩn bị trước cuộc họp, ghi chép trong cuộc họp, soạn thảo bản tóm tắt và chia sẻ bản tóm tắt, các lưu ý quan trọng nhằm thể hiện khả năng tư duy của người viết.
Có lần mình nghe intern nói: “Chị biết không, em sợ nhất là khi được bảo recap một cuộc họp. Đặc biệt là khi họp hơn 3 người mà còn trái ý nhau, bước ra khỏi cuộc họp em chẳng biết nên ghi gì cho hợp lý”.
Ai cũng có thể gặp khó khăn trong việc tóm tắt cuộc họp, đừng quá lo lắng!
A/ 4 bước cơ bản:
- Chuẩn Bị Trước Cuộc Họp
- Hiểu rõ Mục Tiêu Cuộc Họp: Xác định rõ mục tiêu và chủ đề của cuộc họp. Điều này giúp tập trung vào các yếu tố then chốt khi viết tóm tắt.
- Công Cụ Ghi Chép: Dù là viết tay hay sử dụng các nền tảng số như Evernote, Google Docs, hoặc Microsoft OneNote. Hãy chọn công cụ phù hợp với phong cách của bạn để ghi chép hiệu quả.
- Trong Cuộc Họp
- Điểm Chính: Tập trung vào các quyết định lớn, thảo luận quan trọng, và nhiệm vụ được giao.
- Đừng tin trí nhớ của bất kì ai: Hãy đảm bảo bạn có sổ ghi chú nếu không tiện đánh máy hoặc ghi âm lại buổi họp nhằm đảm bảo thông tin chính xác.
- Soạn Thảo Bản Tóm Tắt
- Trách Nhiệm và Hạn Chót: Ghi chép rõ ràng ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ và hạn chót hoàn thành.
- Cấu Trúc: rõ ràng, dễ theo dõi.
- Nhấn Mạnh Các Quyết Định Quan Trọng: Làm nổi bật các quyết định và hành động quan trọng thông qua danh sách hoặc bullet points.
- Rõ Ràng và Ngắn Gọn: Viết một cách rõ ràng, ngắn gọn, tránh lan man.
- Chia Sẻ Bản Tóm Tắt
- Phân Phối Kịp Thời: Chia sẻ bản tóm tắt đến tất cả những người liên quan ngay sau cuộc họp.
- Mời Góp Ý: Khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến hoặc yêu cầu làm rõ.
**Lưu ý:
- Dù có tranh cãi, recap cần phản ánh sự tích cực trong việc tìm kiếm giải pháp, không nhấn mạnh vào mâu thuẫn.
- Ngắn gọn và Súc tích: dưới 500 chữ, tránh dài dòng, giúp ai cũng có thể nắm bắt nhanh chóng.
B/ Cách ghi tóm tắt cuộc họp cho các cuộc họp có tính chất khác nhau:
- Cuộc họp tổng kết: tập trung vào các kết quả, vấn đề cần lưu ý và bước kế tiếp.
- Cuộc họp bàn kế hoạch: tập trung vào các mục tiêu, nhiệm vụ và timeline thực hiện.
- Cuộc họp giải quyết vấn đề: tập trung vào nguyên nhân, giải pháp và trách nhiệm triển khai.
Một bản recap tốt là công cụ quan trọng, giúp cải thiện hiệu quả làm việc nhóm. Còn đồng thời thể hiện khả năng lắng nghe, tư duy phân tích và đúc kết của chính người viết.
Đúng là hiếm khi có trường lớp “dạy” kỹ năng recap meeting. Có lẽ vì người ta thấy việc ghi chép những gì diễn ra thật đơn giản.
Nhưng đây không chỉ là cách ghi nhớ thông tin quan trọng, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp. Khi có nhiều bên, mâu thuẫn và chưa thể giải quyết, bạn sẽ tỏa sáng nếu viết tốt.
Cách đơn giản để luyện tập recap hiệu quả: liên tục tập tóm tắt lại mọi vấn đề. Hãy tập mỗi khi trao đổi với đồng nghiệp, gia đình, bạn bè về bất kể điều gì.
Bietnaybeatkia